Jak udělat z informatiky ve firmě pomocníka

Doporučení, která vznikla na základě našich zkušeností, budou užitečná zejména pro malé a střední firmy, kde informatika bývá spíše opomíjenou “Popelkou”.

Automatizujte

Cena práce je vysoká, proto by měla být využívána efektivně. Zkuste si odpovědět na otázku, jestli vaši zaměstnanci nedělají práci, kterou by zvládly “stroje”. Možná přijdete na to, že malá změna procesů vám přinese úsporu času a peněz, které můžete investovat do rozvoje podnikání.

Jak na to?

1. Zaměřte se na činnosti, které zabírají nejvíce času. Obvykle to bývá ruční zadávání dat do počítače, přepisování údajů do několika různých programů nebo jejich manuální vyhodnocování a tvorba excelových reportů. Kromě vysoké časové náročnosti vzniká při těchto činnostech i velká chybovost, která vás bude stát další čas a peníze.
2. Udělejte si seznam všech aplikací a programů, které ve firmě používáte a zjistěte, jestli využíváte celý jejich potenciál.
3. Pokud ve firmě potřebný software zatím nemáte a vaše procesy nejsou něčím jedinečné, poohlédněte se po hotových tzv. krabicových programech. Mají výhodu, že v nich je zpracované know-how, které můžete využít i ve své firmě. Ale pozor, vaše procesy jim pak budete muset přizpůsobit.
4. Naopak, pokud jsou vaše procesy jedinečné a je na nich postavena vaše konkurenční výhoda, vyplatí se nechat si udělat software na míru.

Neprovozujte vlastní server a přejděte do cloudu

Trendem posledních let je jednoznačně přechod do cloudu. Velké firmy již cloudových služeb běžně využívají, ty menší zatím váhají nebo o této možnosti ani neví. Přitom právě pro malé společnosti přináší cloud mnoho výhod.

1. Nevyžaduje počáteční investici na pořízení hardware
2. Pokud je správně nastavený, může vám snížit náklady na provoz. Zejména v případě, kdy nepotřebujete přístup na server 24 hodin denně. Jeho kapacitu můžete měnit podle potřeby.
3. Může nabídnout vyšší zabezpečení uložených dat a jejich automatické zálohování.
4. Nemusíte řešit údržbu infrastruktury.
5. Přináší profesionální řešení za dostupnou cenu.

Pokud využíváte vlastní server, je potřeba zvážit, kolik vás celkem stojí jeho provoz a pravidelná údržba (TCO), v jakém je technickém stavu a jak je pro vaši firmu jeho provoz kritický resp. jak dlouhý výpadek by ohrozil chod firmy.

Snižte náklady na správu sítě

V malých firmách (typicky do 30 uživatelů) se setkáváme nejčastěji s dvěma situacemi:

1. Na správu sítě je zaměstnaný ajťák na plný úvazek, ale není dostatečně využitý.
2. O počítače se ve firmě stará zaměstnanec (nadšenec), který se v IT “nejvíc vyzná”.

Oboje je z pohledu firmy špatně. V prvním případě máte zbytečně vysoké náklady na informatiku. Zvlášť když jedním z důvodů proč zaměstnáváte vlastního ajťáka je údržba a provoz serveru, který (jak už jsme psali výše) vůbec nemusíte mít. Ten druhý případ je opačný, vaše náklady na informatiku jsou zřejmě dost nízké, ale na úkor její kvality a plýtvání času zaměstnance, který má ve firmě primárně jinou práci.

Řešením obou situací může být outsourcing informatiky, kdy si u externí firmy objednáte a zaplatíte jen tolik kapacity, kterou opravdu potřebujete.

Outsourcing může být dobrým řešením i pro správu sítě regionálních poboček firmy.

Využívejte on-line nástroje pro komunikaci

Pokud máte zaměstnance na home office nebo na různých pobočkách, ušetříte tím čas i náklady na cestovné. On-line se dají pořádat porady i řídit projekty. Stačí mít k dispozici ty správné nástroje. Pro lepší organizaci práce a času doporučujeme stanovit si pravidelný čas těchto setkání alespoň jedenkrát týdně.

Dejte svým zaměstnancům dostatečnou podporu

Technologie by v první řadě měly práci zefektivnit a pokud tomu tak není, je potřeba se podívat na to, co je špatně. Často se setkáváme se situací, kdy mají zaměstnanci pocit, že jim počítače práci spíš přidělávají. Kde se mohla stát chyba?

1. software, který využíváte není pro vaši firmu vhodný
2. Software je špatně navržený nebo integrovaný
3. Zaměstnanci nejsou dostatečně proškoleni a nepracují s programem správně

Lidé se často bojí přiznat, že něčemu nerozumí a raději si nějak “poradí” sami, což může být na škodu. Naše rada zní, dejte zaměstnancům nadstandardní podporu při používání technologií. Například tím, že váš ajťák pravidelně “obejde” všechny uživatele a pomůže jim s problémy, které zrovna řeší. Možná budete překvapeni, jak moc to vaši zaměstnanci ocení, nemluvě o tom, že mohou přijít se zajímavými “zlepšováky”.

Autor: be clever, s.r.o., zdroj: Bezajťáka.cz

Nabídka be clever, s.r.o. na PROFEETO